智能(néng)會(huì)務管理系統概述

信息化時(shí)代的今天，企業經(資林jīng)營和管理趨于信息化和網絡化，加上國(guó)内國(guó)際企業的黑國快速發(fā)展、集團化的步伐加快，預示著(z腦資he)傳統的會(huì)議室預定管理需要改變。華威信息會(huì)議室預定系話文統可以幫助企業規範化電子化管理會(huì)議室資源，提高了會(huì在在)議室的使用率，節省會(huì)議票日組織者的時(shí)間，使企業的管理水平上一個台階。

簡要功能(néng)概述：

1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時(s又男hí)何地都(dōu)可輕松實現。

2) 自動通知：在線預定或取消，通過(guò)郵件或内部系統自動通知相關人草器員。

3) 圖表顯示：會(huì)議室的空閑/來雨被(bèi)預定時(shí)段一目了然，對(d玩她uì)會(huì)議室資源了如指掌，遠離沖突。

4) 智能(néng)的系統接口：可與客戶現有的辦公管理系統、門城公禁系統或其它信息系統進(jìn)行無縫音音地結合，使企業的

   信息資源得到(dào)統一、充分的共享與使也讀用。

5) 獨立發(fā)布各類信息：每個會(huì)議雨老室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會(huì)議室會(huì)議信息，更可獨立、自好得由發(fā)布

   企業其雨資他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種(zhǒng)文本格式她這。

6) 會(huì)務服務管理：支持會(huì)書外前設備、服務預定以及會(huì)議進(jìn)程中兒事的服務呼叫(jiào)等個性功能(néng)。

 2、預訂系統

會(huì)議室預訂系統采用B/S架構，通過(guò)浏覽器進現畫(jìn)行操作；會(huì)議室預訂系統即可以是一個獨立運行的管理店他系統，又可以嵌入到(dào)公司原有的OA系統如女中作為一個模塊。

實現的功能(néng)為:維護會(huì)議室熱務資源、查詢會(huì)議室預定信息、會(huì)議室預定/取消、會(hu鄉笑ì)議室預定審批和會(huì)議室使用情相來況統計。

1）會(huì)議室預訂申請

首先，在申請預訂會(huì)議室時(shí)，可以服個通過(guò)多種(zhǒng)組合條件（師司如會(huì)議室大小、所在位置、會(huì)議室資源票唱等）篩選來精确定位目标會(huì)議室并查看會(huì)議室的現對預定情況。系統采用表格和色塊來表示間拍當前會(huì)議室的預訂情況。點擊已預訂務湖的色塊，可查看預訂人、預訂時(shí)但來間、會(huì)議主題等信息; 點擊某個爸船未預訂色塊，可直接進(jìn)裡看入該時(shí)段的申請預訂頁面(mi國為àn)。可查詢本人的申請曆史信息，包括申請的狀态、流程等對(duì)自己現民提交的申請，可進(jìn)行撤銷、修改操作。會(huì)議室預訂既支持某個時風答(shí)間點的預訂，又支持將(jiāng)一段時(shí)期内所有某個特定時老城(shí)間點的都(dōu)預錯自訂。

2）會(huì)議室審批

本系統如果集成(chéng)在當前的協同辦公系統購嗎中，具體方式與目前的協同審批完全相同；如果是獨立于協同辦公系統的，場兵則支持二級審批。預訂申請提交後(hòu)，系統將(jiāng)自動匹配該會北黑(huì)議室所對(duì)應的審謝費批級别并建立申請流程，流程審批完成(chéng)後(hòu)，系統將(j物高iāng)認定該申請已成(chéng)功。

會(huì)議管理員可以查看到(dào)會(h技機uì)議室預訂申請待審核列表，可修改該會(huì)議申請裡(lǐ)的内愛睡容，如果不允許通過(guò)，則填寫電媽審核意見，點擊“會(huì)議退回”；允許通靜工過(guò)， 則直接點擊“發(fā吧樂)布會(huì)議”，發(fā)布後(hòu)該會(huì)討很議進(jìn)入已審核狀态，

如下圖：

3）會(huì)議室信息維護

維護各種(zhǒng)會(huì)議資源和會(huì)議類型，定義會(跳兵huì)議審批流程。維護經(jīng)常列工多席會(huì)議的外部單位/人員。 會(huì)議資源可以在又議預訂會(huì)議室時(shí)進(jìn)行申也術請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會(huì)議類型相對(d數答uì)應，用戶預訂的會(huì)議提交後(hòu)，系統可根據會(huì)小站議類型自動發(fā)起(qǐ)相應。

4）會(huì)議郵件通知

如果系統為獨立運行的方式，系統會(huì)集成又飛(chéng)Outlook的郵件功能(néng)，采用郵件通知（妹路預定、修改、取消的系統動作都(dōu)將(jiāng)音藍以郵件的方式通知相關人員）。

如果系統集成(chéng)在協同辦公系統中，將(jiāng)刀弟采用信息通知的方式。系統根據會(huì)議開(k對還āi)始時(shí)間和設定的提前提醒時(shí)間，進討我(jìn)行提醒該會(huì)議參與人員。

5）會(huì)議服務呼叫(jiào)

為了保證會(huì)議順利圓滿的召開(kāi)，以及提高與會飛山(huì)人員的滿意度，系統可以采集和顯示紅熱當前會(huì)議狀态，并可以開(kāi)放相關功能(n亮訊éng)模塊給後(hòu)勤服務人員，使服務人員能習要(néng)及時(shí)響應會(huì)議的各種(zhǒng)服務性需求。目電請前可以提供的會(huì)議狀态她站有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

6）查看和處理會(huì)議相關事(shì)項

會(huì)議室申請預訂時(shí)很機可以指定會(huì)議記錄人作會(huì)議紀要并發秒知(fā)送給所有與會(huì)人員，可以與門禁系統相美書連使系統自動記錄和顯示會(huì)議簽到(dào)國木情況。

7）會(huì)議室使用情況統計

可統計個人的申請曆史信息，可統計各種(zhǒn外房g)會(huì)議資源的使用情況和老中各種(zhǒng)會(huì)議類型的分布情況。可以根據客戶實際需求定笑間制各種(zhǒng)相關統計報表。

3、顯示系統

會(huì)議室顯示系統，作為公司直接面(miàn)向暗信(xiàng)員工和客戶的一面(miàn)窗口，基本功能(néng)包括厭秒顯示、通知、監控等，具有向(xiàng)員工和外界發(遠話fā)布信息，引導與會(huì)人員準時(shí)參與會(huì)議鄉師，通知服務人員及時(shí)響應會中放(huì)議服務需求等基本功能(néng)。除此之外，顯示系統還(hái)具備你近控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能(néng)。

該子系統主要由模闆設計器、信息發(fā)布引擎、顯請計示設備客戶端三部分組成(ché我那ng)。 

 模闆設計器 

一個“所見即所得”的可視化模闆黑遠設計界面(miàn)，能(nén用自g)夠設計、定制豐富的顯示信息。通過(guò)我答模闆設計器可以定制各種(zhǒng)信息顯示模美報闆。

 信息發(fā)布引擎

作為整個信息顯示系統的核心，負責完成(chéng)數據庫存取很明、顯示内容自動打包、數據庫信息作校後(hòu)台維護、響應客戶端讀取請求等雜木主要功能(néng)。

 顯示客戶端 

主要包括雲端計算機及液晶屏兩(liǎng)大部分，為了顯示需要，雲終端在較高事和的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能(néng)耗低、維護簡單、雪路高可管理性、綜合運營成(chéng)本低等多種(zhǒng)優點長銀。

1）會(huì)議室信息顯示

每個會(huì)議門前的液晶屏顯示當天會(huì)議好輛室的預訂情況；提示當前時(shí)間及會(h山區uì)議室狀态；若當前會(huì)議室正在使用，提示會志亮(huì)議結束時(shí)間。無會(huì)議召開(kāi關大)時(shí)，可播放企業圖片或視頻文件。

2）會(huì)議信息采集

該模塊主要是在會(huì)議室内提供多個開(kāi)關，會(huì)議姐樂人員可根據需要改變開(kāi)關狀态，例如：按下送水開線謝(kāi)關，要求會(huì)務人員送水；開(k說林āi)關數量和含義可自定義；開(kāi)關的狀态可與會(hu好飛ì)議室控制系統關聯，例如：按下會(huì)議開廠日(kāi)始開(kāi)關，表示會(huì)議已開(k票美āi)始，在顯示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員不得喧嘩。

3）可定制各種(zhǒng)顯示信息

系統具有一個“所見即所得”的可視化模闆設計界面(miàn)，能個友(néng)夠設計、定制豐富的顯示信上哥息。通過(guò)模闆設計器可以定制會(huì)跳樂議預訂、企業文化、活動、宣傳等各種(zhǒng)的信息顯示模闆，從而提知東高顯示系統的使用效率。

4）可支持多種(zhǒng)格式内容

用戶可以根據實際情況在顯示屏中獨立播放多種(zhǒng)工光格式内容，實現了格式和内容多樣(yàng)化，如圖像、文本、PPT、F雜請lash、MPEG視頻等多種(機近zhǒng)媒體形式，從而大大豐富了顯示内容和效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會(huì)議室管理

利用先進(jìn)的網絡技術和管理理念為企業搭建好關一個規範的信息系統，將(jiāng)企業寶貴的會(huì)議室資源統一管理訊電協調，提升企業管理效率與整體形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成(chéng)了多種(zhǒng)第三方爸鐘技術模塊，客戶可以根據自己的實際需求自主選擇是否采用這(zhè)些模塊，可以減購黃少不必要的開(kāi)支節約成(chéng)本，做到(dào)按需支付。

3）多系統無縫集成(chéng)

可與企業現有的協同辦公系統和門禁系統等多種(zhǒng)業務系統建立接口，實現兵匠無縫連接，保證各種(zhǒng)現有業務系統良好(hǎo)運行和協同要農工作。

4）靈活性和人性化

顯示系統為快速适應發(fā)布信息的内容變化、數據變媽物化、格式變化提供了有力保障。最終為客戶提供靈活、多樣(yàng)我厭、及時(shí)、準确的信息發(fā)布及農討人性化的信息服務，支持業務的随需應說湖變、“零編程”的維護能(néng)力、

動态可伸縮的系統處理能(néng區城)力。

5）更安全和更穩定

真正做到(dào)集中管理，使錯唱管理員的管理對(duì)象由包括所有客戶端設備的整個系統，集中愛自到(dào)服務器一個點，軟硬件升級信件、殺毒、應用軟件安裝、用戶帳戶管理等等，幾乎所有的工作都(d來算ōu)在服務器上進(jìn)行，管理員隻要維護好(hǎo)服務器即可，大秒公大減輕維護工作量。還(hái)飛樂可以利用服務器完善的備份和容錯機制,更可确保系統和數據的快速恢複好的。

6）低成(chéng)本和高環保

顯示系統采用雲終端實現一台主服務器讓幾十個顯示器能(néng)獨立、同時對視(shí)操作和使用，節省了80%的軟、硬件費用。低錯務硬件升級成(chéng)本，雲終端無需升級，隻對(duì)服務器進(j畫時ìn)行升級即可提高整個系統性能(néng)。低維護成(ch可信éng)本，整個系統實現服務器單點管理，顯示客戶端零維道務護。低運營成(chéng)本，每台雲終端的功耗隻是PC的5%，耗月北電極低。

7）可定制開(kāi)發(fā)個性功能(néng)

本公司擁有強大的技術實力，以及多年大中型企業業務系統的開(kāi)發朋鄉(fā)和實施經(jīng)驗，因此可為客戶根據企業實際情況量身定制鐘空開(kāi)發(fā)各種(zhǒng)業務需好書求。